Zo werkt het voor uw trustkantoor
U opent per structuur een dossier en legt de cliënt en elke rechtspersoon erboven vast in de structuur, met bestuurders, aandeelhouders en percentages. Een Nederlandse rechtspersoon wordt aangevuld uit de KvK, een buitenlandse legt u zelf vast met de stukken van uw cliënt. Elke schakel tot de bovenste holding staat in één boom. U markeert de UBO’s, de boom rekent het belang door en wijst vanaf 25 procent een mogelijke UBO aan.
Bestuurders, vertegenwoordigers en UBO’s doorlopen elk hun eigen stappen in het klantportaal. In een procedure zet u de UBO- en PEP-verklaring, de identificatie, de stukken en de ondertekening in de volgorde van uw acceptatiebeleid. Uw cliënt kan tussentijds stoppen en later verder. Wat binnenkomt, staat in het dossier van de structuur.
De dienstverleningsovereenkomst uit de contractbouwer neemt de gegevens van de rechtspersoon over uit het dossier, met een tekenblok per ondertekenaar. Uw contactpersoon tekent in het portaal, en de getekende pdf krijgt een ondertekenbewijs mee. Bestuurders en UBO’s verifiëren zich met een identiteitsbewijs en een selfie. Verloopt een identiteitsbewijs of uittreksel, dan meldt het documentbeheer dat ruim op tijd.
U screent elke partij in de structuur en ziet per partij het risiconiveau, met de motivering in het dossier. De risicovragenlijst vult u zelf in, en eigen vragenlijsten met versiebeheer voegt u toe. Uw eigen acceptatiememorandum zet u als document in het dossier, en een beoordelaar keurt het dossier goed of af. Verandert de structuur later wezenlijk, dan beoordeelt u het dossier opnieuw.
Elke partij wordt vanzelf opnieuw gescreend, vaker naarmate het risico hoger is, en elk dossier krijgt een herbeoordelingsdatum. Bij een complexe structuur vraagt u een bedrijfsrapport met groepsstructuur of diepgaand onderzoek op. Het volledige dossier exporteert u als pdf.
DNB eist meer dan de Wwft alleen
Als trustkantoor werkt u onder twee wetten tegelijk, de Wwft en de Wtt 2018. De Wwft geldt via artikel 1a, vierde lid, onder f, dat verwijst naar artikel 1 van de Wtt 2018. Trustdiensten zijn onder meer bestuurder zijn van een rechtspersoon buiten de eigen groep en domicilie plus, een adres met een aanvullende dienst. Wie ze beroeps- of bedrijfsmatig verleent, heeft een vergunning van DNB nodig (artikel 3 Wtt 2018).
DNB houdt toezicht op beide wetten (artikel 1d, eerste lid, onder a, Wwft). Bovenop de Wwft vraagt de Wtt 2018 onder meer een beleid voor een integere en beheerste bedrijfsuitoefening (artikel 14), cliëntenonderzoek voordat de dienstverlening begint (artikel 23) en een acceptatiememorandum (artikel 26). DNB werkt dat uit in de Good Practices Wtt 2018 van 6 november 2025, een niet-bindend document dat bewust beknopt blijft met het oog op de AMLR.
Een SIRA, een systematische integriteitsrisicoanalyse, is de periodieke analyse waarin een trustkantoor zijn integriteitsrisico’s vaststelt en zijn beheersmaatregelen daarop afstemt. De plicht volgt uit artikel 14 Wtt 2018 in samenhang met artikel 10 Besluit toezicht trustkantoren 2018. DNB beschrijft de aanpak in de Good Practices SIRA van 1 juli 2025.
RiskResolve legt het cliëntenonderzoek per structuur vast, screent elke partij in de structuur en bewaart het besluit van de beoordelaar. Sjablonen voor formulieren en contracten staan klaar, en het kantoor voegt eigen vragenlijsten toe. De SIRA, het acceptatiememorandum en een melding bij FIU-Nederland maakt het kantoor zelf.
Vragen over onboarding en compliance voor trustkantoren
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. Reactie binnen één werkdag.