Zo werkt het voor uw kantoor
U opent een dossier per levering en voegt de betrokken personen en rechtspersonen toe, met hun rol als bestuurder, vertegenwoordiger of aandeelhouder. Elke partij krijgt een eigen procedure in het klantportaal, in uw huisstijl. Uw cliënt logt in met een code per e-mail en gaat later verder waar hij was. Vóór de deadline krijgt hij een herinnering.
De opdrachtbevestiging uit de contractbouwer haalt partijnamen en de gegevens van de rechtspersoon uit het dossier, en uw cliënt tekent haar in het portaal. Bij een PEP- of sanctietreffer uit de screening ziet u de persoon naast het gevonden profiel, en uw oordeel wordt vastgelegd. Is een partij een politiek prominente persoon, dan vraagt u ook de bronverklaring over vermogen en middelen.
Gaat een onderneming over, dan vraagt u een bedrijfsrapport op met groepsstructuur, bestuurders en jaarcijfers. Documenten die verlopen, worden tijdig gemeld, en met eigen velden legt u per dossier vast wat uw kantoor nodig heeft. Voor notariskantoren staan eigen sjablonen klaar.
Na de screening van alle betrokkenen keurt een tweede persoon het dossier goed of af. Wijzigt er daarna iets, dan beoordeelt u het dossier opnieuw.
Wanneer de Wwft geldt voor uw notariskantoor
Als notaris valt u voor een deel van uw werk onder de Wwft. Artikel 1a, vierde lid, onder d, Wwft noemt de notaris, toegevoegd notaris en kandidaat-notaris. Volgens paragraaf 3 van de BFT-leidraad zijn onder meer Wwft-plichtig de aan- en verkoop van een registergoed, het vestigen van een hypotheek en de uitgifte en inkoop van aandelen. Niet Wwft-plichtig zijn onder meer de enkele afwikkeling van een nalatenschap, een akte van verdeling en de legalisatie van een handtekening.
Voor de Wwft is het BFT de toezichthouder van notarissen (artikel 1d, eerste lid, onder c), en het houdt daarnaast het financieel toezicht onder de Wet op het notarisambt. De specifieke leidraad voor letter d en e is van 24 oktober 2024.
Volgens paragraaf 8.3 van de leidraad geldt de plicht om de herkomst van gelden te onderzoeken ook als partijen onderling betalen buiten de derdengeldenrekening om, en bij verrekening of betaling in aandelen. Het onderzoek is risicogebaseerd, met bewijs als aangiften, bankafschriften, leningsovereenkomsten en jaarstukken. In een pilot in de Ring Rotterdam bleek in 2025 dat meldingen gemiddeld pas na 100 dagen werden gedaan, terwijl artikel 16 onverwijld melden voorschrijft.
In RiskResolve legt u de UBO’s vast in het dossier, met uw onderbouwing erbij. Het UBO-register raadpleegt u zelf, want notarissen kunnen als eerste sector weer eigen toegang aanvragen bij de KVK. Het passeren van de akte en een melding bij FIU-Nederland doet het kantoor zelf.
Vragen van notarissen over onboarding en Wwft
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. Reactie binnen één werkdag.