Oplossing
Klantonboarding voor advocatenkantoren, Wwft-compliant
Uw nieuwe cliënt tekent de opdrachtbevestiging, levert de statuten en het aandeelhoudersregister aan en verifieert zijn identiteit in één digitale klantreis. Bij transactiewerk beoordeelt een kantoorgenoot daarna het complete Wwft-dossier.
Zo werkt het voor uw advocatenkantoor
U opent per zaak een dossier en legt de cliënt-BV vast met haar bestuurders, aandeelhouders en UBO’s in de structuur. In een eigen veld noteert u of de zaak onder de Wwft valt of onder de procesvrijstelling, en op elk veld kunt u filteren. Bij een overname vraagt u een bedrijfsrapport op, en notities bij het dossier houden uw overwegingen bij.
Per zaak zet u de stappen klaar in een procedure. Uw cliënt opent het klantportaal met de link in zijn e-mail en logt in met een code. De opdrachtbevestiging uit de contractbouwer neemt de gegevens over uit het dossier, en bij een overname krijgt elke partij een eigen tekenblok. Uw cliënt tekent in het portaal. Portaal, e-mails en pdf’s dragen uw huisstijl.
Statuten, een volmacht of het aandeelhoudersregister levert uw cliënt aan als document. De UBO- en PEP-verklaring vult hij in het portaal in, en wie namens de BV optreedt, verifieert zich met een identiteitsbewijs en een selfie. Voor een proceszaak bestaat de procedure uit de opdrachtbevestiging.
U screent de BV en haar bestuurders op PEP’s, sancties en negatieve media, tot tien jaar terug. Uw oordeel over elk artikel blijft bewaard. Een beoordelaar neemt het acceptatiebesluit, dat met naam en tijd in het activiteitenlog komt, en het risiconiveau bepaalt de datum van de herbeoordeling.
Per rol bepaalt u wie dossiers mag inzien, bewerken of exporteren, en elke inzage wordt vastgelegd. Dat past bij uw geheimhoudingsplicht. Er zijn sjablonen voor advocatenkantoren, en u voegt eigen velden, rollen en formulieren toe.
Wanneer de Wwft geldt voor uw advocatenkantoor
Begeleidt u cliënten bij transacties, dan valt dat werk onder de Wwft. Artikel 1a, vierde lid, onder c, Wwft somt die diensten op. Het gaat om zelfstandig advies of bijstand bij de koop of verkoop van registergoederen, het beheer van geld, effecten of andere waarden, de oprichting of het beheer van vennootschappen, de koop of verkoop van aandelen of ondernemingen, fiscaal werk en het vestigen van een hypotheekrecht. Ook optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij een financiële of vastgoedtransactie valt eronder.
Werk rond een rechtsgeding valt buiten de Wwft. Volgens artikel 1a, vijfde lid, geldt de wet niet voor werk aan de rechtspositie van een cliënt, voor procesvertegenwoordiging en verdediging, of voor advies over het al dan niet beginnen van een procedure. De NOvA-handleiding van 7 mei 2025 noemt die vrijstelling restrictief bedoeld, en een zaak kan alsnog onder de Wwft gaan vallen.
Het toezicht ligt bij de lokale deken (artikel 1d, eerste lid, onder d, Wwft), ondersteund door de Landelijke Organisatie Toezicht Advocatuur (LOTA). In 2026 rondden de dekens en het BFT samen pilotonderzoeken af bij interdisciplinaire kantoren. De NOvA heeft geen leidraad, wel een handleiding Wwft en UBO-register voor advocaten.
RiskResolve legt het cliëntenonderzoek vast voor de zaken die onder de Wwft vallen. De afbakening per zaak, het Wwft-beleid van het kantoor en de afweging tussen geheimhouding en meldplicht maakt de advocaat. Een melding bij FIU-Nederland doet het kantoor zelf.
Vragen over onboarding en de Wwft voor advocaten
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. Reactie binnen één werkdag.