Zo werkt het voor uw administratiekantoor
U opent een dossier op naam van de klant, of importeert relaties via een integratie. Een Nederlandse rechtspersoon vult zich aan uit het Handelsregister. Bij een BV legt u de structuur vast met bestuurders en aandeelhouders, en ziet u de UBO’s in één oogopslag.
U verstuurt de NOAB-onboarding als procedure. Uw klant doorloopt de stappen in het klantportaal, in de huisstijl van uw kantoor, en alles wat hij tekent en invult komt vanzelf in zijn dossier. Uw eigen opdrachtbevestiging stelt u op in de contractbouwer, en uw klant tekent haar in hetzelfde portaal.
U screent de onderneming en de eigenaar op PEP, sancties, negatieve media en insolventie. Elke treffer krijgt uw oordeel en telt mee in het risiconiveau. Wilt u dat de screening vanzelf start zodra de klant de onboarding afrondt, dan zet u een workflow klaar die u een melding stuurt of het dossier aan de beoordelaar toewijst.
Voordat u goedkeurt, ziet u of het klantdossier compleet is. Is de klant een PEP, dan vraagt u ook de bronverklaring. Een beoordelaar keurt het dossier goed of af, en dat besluit wordt direct vastgelegd. Het klantdossier exporteert u als pdf.
Daarna blijft de klant actueel. De standaardworkflows screenen hem opnieuw op een vast ritme dat zijn risico volgt, en documenten die verlopen, worden op tijd gemeld. Bij de herbeoordeling na één, twee of drie jaar bevestigt de klant zijn PEP-status en stuurt hij een nieuw KvK-uittreksel. Voor administratiekantoren staan eigen sjablonen klaar.
Wanneer de Wwft geldt voor uw administratiekantoor
Voert u zelfstandig administraties voor anderen, dan valt u onder de Wwft, ook als zzp’er. Artikel 1a, vierde lid, onder b, Wwft noemt naast accountants iedereen die zelfstandig vergelijkbare werkzaamheden beroeps- of bedrijfsmatig verricht. Verzorgt het kantoor ook aangiften, dan geldt daarnaast onderdeel a voor belastingadviseurs. Volgens de BFT-leidraad van 24 oktober 2024 telt de aard van het werk en niet de omvang van het kantoor.
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op grond van artikel 1d van de Wwft en werkt de regels uit in de specifieke leidraad voor accountants, belastingadviseurs, administratiekantoren en de overige instellingen onder letter a en b. De NOAB is een branchevereniging en geen toezichthouder. Op 15 januari 2026 sloten de NOAB en het BFT wel een toezichtsarrangement, waarmee het Wwft-toezicht onderdeel wordt van het NOAB-keurmerk.
Het BFT vindt bij administratiekantoren steeds dezelfde gebreken. Volgens het jaarverslag over 2025 stelde het BFT bij een groot deel van de integrale onderzoeken overtredingen van de opleidingsplicht (artikel 35) vast, vooral bij kleinere kantoren, en bij de helft overtredingen van het risicobeleid. In een enquête onder ongeveer vijftig administratiekantoren had twee derde tekortkomingen op meerdere punten, onder meer bij het identificeren van klanten en bij de Wwft-procedures.
In RiskResolve begint het cliëntenonderzoek al in de onboarding, waar de klant zijn identiteit verifieert en de PEP-verklaring invult. RiskResolve ondersteunt het cliëntenonderzoek per klant en de vastlegging daarvan. Het risicobeleid van het kantoor (artikel 2b en 2c), de opleiding van medewerkers en een melding bij FIU-Nederland blijven werk van het kantoor zelf. Om te kunnen melden moet een administratiekantoor geregistreerd zijn bij FIU-Nederland.
Vragen van administratiekantoren over de Wwft
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. Reactie binnen één werkdag.