Zo werkt het klantportaal
Uw cliënt krijgt een e-mail van uw kantoor met een inlogcode van zes cijfers, die vijftien minuten geldig is. De link in de e-mail vult de code al in. Na het inloggen ziet hij welke taken voor hem openstaan.
U zet een losse actie uit, of bundelt de stappen van de onboarding in een procedure. Die zet ze in een vaste volgorde, bijvoorbeeld de UBO-verklaring, het identiteitsbewijs en als laatste de opdrachtbevestiging. U kiest de contactpersoon en de deadline, en uw cliënt werkt de stappen na elkaar af.
In het portaal vult uw cliënt formulieren en vragenlijsten in. Hij levert documenten aan, tot twintig bestanden per keer, verifieert zijn identiteit met een ID-document en een selfie en ondertekent, bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging uit de contractbouwer.
Na afloop krijgt hij een ontvangstbevestiging, en een getekend document kan hij downloaden. Wat hij invult en aanlevert, staat met datum in het dossier en telt direct mee in het volledigheidsoverzicht, klaar voor screening en beoordeling.
Het klantportaal en de Wwft
Volgens artikel 4, eerste lid, Wwft identificeert u de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende en verifieert u hun identiteit voordat de zakelijke relatie begint. Veel van die gegevens komen van de cliënt zelf. In het portaal levert hij ze aan, zodat u het onderzoek kunt afronden voordat de opdracht start.
Wat de cliënt invult, aanlevert of tekent, komt met datum in het dossier. Daar ligt na de onboarding alles vast, van de formulieren en documenten tot de uitkomst van de identiteitsverificatie en de getekende opdrachtbevestiging met het certificaat van ondertekening. Zo legt u het vast zoals artikel 33 Wwft vraagt.
Veelgestelde vragen
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. Reactie binnen één werkdag.