Le fonctionnement pour votre trust office
Vous ouvrez un dossier par structure et saisissez le client et chaque société au-dessus dans la structure, avec administrateurs, actionnaires et pourcentages. Une société néerlandaise est complétée depuis la KvK, une société étrangère se saisit à la main avec les pièces du client. Chaque maillon jusqu’à la holding de tête figure dans un seul arbre. Vous désignez les UBO, l’arbre calcule la participation et signale un UBO possible dès 25 %.
Administrateurs, représentants et UBO suivent chacun leurs propres étapes dans le portail client. Dans une procédure, vous placez la déclaration UBO et PPE, l’identification, les pièces et la signature dans l’ordre de votre politique d’acceptation. Votre client peut s’arrêter en route et reprendre plus tard. Ce qui arrive rejoint le dossier de la structure.
La convention de services du générateur de contrats reprend les données de la société depuis le dossier, avec un bloc de signature par signataire. Votre interlocuteur signe dans le portail, et le PDF signé porte une preuve de signature. Administrateurs et UBO se vérifient avec une pièce d’identité et un selfie. Quand une pièce ou un extrait arrive à échéance, la gestion documentaire vous le signale à temps.
Vous contrôlez chaque partie de la structure et voyez son niveau de risque, avec la motivation au dossier. Vous remplissez vous-même le questionnaire de risque, et vous ajoutez vos propres questionnaires avec gestion des versions. Votre mémorandum d’acceptation rejoint le dossier comme document, et un réviseur valide ou refuse le dossier. Si la structure change ensuite sur le fond, vous réexaminez le dossier.
Chaque partie repasse seule au screening, plus souvent quand le risque monte, et chaque dossier reçoit une date de réévaluation. Pour une structure complexe, vous demandez un rapport d’entreprise avec le groupe ou une recherche approfondie. Vous exportez le dossier complet en PDF.
La DNB exige plus que la seule Wwft
Le trust office néerlandais travaille sous deux lois à la fois, la Wwft et la Wtt 2018. Il relève de la Wwft par l’article 1a, alinéa 4, f, qui renvoie à l’article 1 de la Wtt 2018. Les services fiduciaires comprennent notamment la fonction d’administrateur d’une société hors du groupe et la domiciliation assortie d’un service complémentaire. Les fournir à titre professionnel exige un agrément de la DNB (article 3 de la Wtt 2018).
La DNB contrôle les deux lois (article 1d, alinéa 1, a, de la Wwft). En plus de la Wwft, la Wtt 2018 exige notamment une politique de gestion intègre et maîtrisée (article 14), une vigilance menée avant le début des services (article 23) et un mémorandum d’acceptation (article 26). La DNB les précise dans ses Good Practices Wtt 2018 du 6 novembre 2025, un document non contraignant et volontairement sommaire en vue de l’AMLR.
La SIRA, analyse systématique des risques d’intégrité, est l’analyse périodique par laquelle un trust office identifie ses risques d’intégrité et y adapte ses mesures de maîtrise. L’obligation découle de l’article 14 de la Wtt 2018, lu avec l’article 10 du décret de 2018 sur le contrôle des trust offices. La DNB décrit la démarche dans ses Good Practices SIRA du 1er juillet 2025, qui remplacent la version de 2015.
En Belgique, la loi du 18 septembre 2017 ne connaît pas de catégorie trust office. La plus proche est celle des prestataires de services aux sociétés au sens de la loi du 29 mars 2018 (article 5, § 1er, 29°), contrôlés par le SPF Économie. Un prestataire belge tient ses dossiers clients et son screening dans RiskResolve, conçu pour la Wwft néerlandaise, et rédige lui-même son analyse des risques et ses mémorandums d’acceptation.
Questions des trust offices sur l’onboarding
Pas de réponse ? Contactez-nous. Réponse sous un jour ouvré.