Le fonctionnement pour votre étude
Vous ouvrez un dossier par cession et ajoutez les personnes et sociétés concernées, avec leur rôle de dirigeant, représentant ou actionnaire. Chaque partie reçoit sa propre procédure dans le portail client, à vos couleurs. Votre client se connecte avec un code reçu par e-mail et reprend plus tard là où il s’était arrêté. Avant l’échéance, il reçoit un rappel.
La lettre de mission du générateur de contrats reprend du dossier les noms des parties et les données de la société, et votre client la signe dans le portail. Pour un résultat PPE ou sanctions issu du screening, la personne apparaît à côté du profil trouvé, et votre avis est consigné. Si une partie est une personne politiquement exposée, vous demandez aussi la déclaration d’origine du patrimoine et des fonds.
Lors de la cession d’une entreprise, vous demandez un rapport d’entreprise avec structure du groupe, dirigeants et comptes. Les documents qui expirent sont signalés à temps, et des champs propres vous permettent de consigner par dossier ce dont votre étude a besoin. Des modèles pour études notariales sont prêts.
Une fois tous les intervenants contrôlés, une seconde personne valide ou refuse le dossier. Si quelque chose change ensuite, vous réévaluez le dossier.
Quand la Wwft s’applique à l’étude notariale
Aux Pays-Bas, une partie du travail notarial relève de la Wwft. Le notaire, le notaire adjoint et le candidat-notaire figurent à l’article 1a, alinéa 4, d, de la Wwft. Selon le paragraphe 3 des lignes directrices du BFT, relèvent notamment de la Wwft l’achat et la vente d’un bien immobilier, la constitution d’une hypothèque et l’émission ou le rachat d’actions. N’en relèvent pas, entre autres, le simple règlement d’une succession, un acte de partage et la légalisation d’une signature.
Le BFT contrôle les notaires pour la Wwft en vertu de l’article 1d, alinéa 1, c, et exerce aussi le contrôle financier prévu par la loi sur le notariat. Les lignes directrices spécifiques datent du 24 octobre 2024.
Selon le paragraphe 8.3 des lignes directrices, l’obligation d’examiner l’origine des fonds vaut aussi si les parties se paient directement hors du compte de tiers, ou en cas de compensation ou de paiement en actions. L’examen est fondé sur le risque, avec des preuves comme déclarations fiscales, relevés, contrats de prêt et comptes annuels. Un projet pilote à Rotterdam a montré en 2025 que les déclarations arrivaient en moyenne après 100 jours, alors que l’article 16 exige de déclarer sans délai.
En Belgique, les notaires sont assujettis à la loi du 18 septembre 2017 (article 5, § 1er, 26°) et contrôlés par la Chambre nationale des notaires. Une étude belge peut rassembler dans RiskResolve les pièces d’un client, selon les règles de la Wwft néerlandaise. L’étude consulte elle-même le registre UBO belge, passe ses actes et fait ses déclarations à la CTIF.
Notaires, vos questions sur l’accueil et la Wwft
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