Le fonctionnement de la gestion documentaire
Un document appartient à un dossier ou à une personne ou société de ce dossier, par exemple un passeport pour un dirigeant. Vous le téléversez vous-même, ou votre client le fournit dans le portail client, jusqu’à vingt fichiers à la fois et 10 Mo par fichier. Lors de l’entrée en relation, la demande de documents est souvent une action ou une étape d’une procédure, à côté des formulaires et de la lettre de mission.
Vous recevez une notification 90, 60 et 30 jours avant la date d’expiration, et le jour même. Un segment montre tous les dossiers aux documents expirés. Les documents comptent dans l’indicateur de complétude du dossier, vous voyez donc quelle pièce manque encore.
Les fichiers sont servis par des liens temporaires. Chaque téléversement, modification et téléchargement entre dans le journal d’activité, avec date et utilisateur.
La gestion documentaire et la Wwft
L’article 33 de la Wwft impose d’enregistrer les documents utilisés pour la vigilance et de les conserver cinq ans après la fin de la relation. RiskResolve conserve les documents au dossier, et chaque modification est consignée dans le journal d’activité.
RiskResolve est conçu pour la Wwft néerlandaise. En Belgique, la loi du 18 septembre 2017 prévoit ses propres délais de conservation.
Questions fréquentes
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