Le fonctionnement pour votre family office
Vous ouvrez un seul dossier pour la famille et saisissez membres, holdings et fondations dans la structure, avec leurs rôles et pourcentages. Une société néerlandaise est complétée depuis la KvK. L’arbre calcule la participation à travers la chaîne et signale un UBO possible dès 25 %. Vous enregistrez un pseudo-UBO avec une justification, et vous tenez des notes sur chaque personne ou holding.
Chaque membre de la famille suit sa propre procédure dans le portail client, à vos couleurs. Chaque membre déclare sa propre participation dans la déclaration UBO, et vous décidez qui est UBO. La déclaration UBO et la déclaration d’origine du patrimoine et des fonds enregistrent chaque réponse, pour qu’un membre reprenne plus tard. Cette déclaration d’origine couvre aussi ce que vous demandez à une PPE. Les membres se vérifient avec une pièce d’identité et un selfie.
Vous rédigez la convention de services dans le générateur de contrats, avec un bloc de signature par signataire. Votre interlocuteur signe dans le portail, et le texte est alors figé. Des modèles de formulaires et de contrats sont prêts. Dans la gestion documentaire, chaque pièce se range chez la bonne partie, le passeport chez la personne et les statuts chez la fondation.
Vous contrôlez chaque membre et chaque société séparément, et vous pouvez ajouter un contrôle du secteur pour les sociétés. Un membre résidant aux Pays-Bas est aussi contrôlé sur la curatelle et l’administration. Le dossier suit la partie au risque le plus élevé, et un réviseur valide ou refuse tout le dossier. Une réévaluation suit à un, deux ou trois ans, et le screening périodique revient plus souvent quand le risque monte.
Vos services décident si la Wwft s’applique
Aux Pays-Bas, ni la Wwft ni la loi sur les bureaux de trust (Wtt 2018) ne connaissent de catégorie family office. Fournir des services de trust à titre professionnel exige une licence de la DNB, et gérer des actifs pour des tiers peut faire de l’office une entreprise d’investissement contrôlée par l’AFM (article 1a de la Wwft). Pour un single family office, tout dépend des faits.
RiskResolve sert au dossier de vigilance, avec structure, UBO et screening réunis. La gestion du patrimoine familial passe par vos propres systèmes.
En Belgique, l’article 5, § 1er, de la loi du 18 septembre 2017 vise un family office selon son activité, comme société de gestion de portefeuille (11°, FSMA) ou comme prestataire de services aux sociétés (29°, SPF Économie). Un family office belge tient ses dossiers clients et son screening dans RiskResolve, conçu pour la Wwft néerlandaise.
Questions des family offices sur la Wwft
Pas de réponse ? Contactez-nous. Réponse sous un jour ouvré.